Forschungsdatenmanagement

Die vorliegende Policy für das Management von Forschungsdaten bezieht sich auf deren Erhebung, Verarbeitung, Verwertung, Aufbewahrung und Weiterverwendung und kommt für alle an der MedUni Wien tätigen Personen (z.B. ForscherInnen, MitarbeiterInnen, Studierende und GastforscherInnen) zur Geltung. Sofern die konkrete Forschungstätigkeit durch einen Dritten gefördert oder finanziert bzw. gesponsert wird und der zugrundeliegende Vertrag besondere Bestimmungen hinsichtlich der Forschungsdaten enthält, gehen die Bestimmungen des konkreten Vertrages den Regelungen dieser Policy vor.

Das Recht zur wissenschaftlichen und wirtschaftlichen Nutzung von Daten, die im Rahmen einer Forschungstätigkeit ermittelt und verarbeitet werden, kommt – vorbehaltlich anderslautender schriftlicher Vereinbarungen – der MedUni Wien zu. Patentrechte sowie andere (Verfügungs-)Rechte werden davon nicht berührt. Den UrheberInnen bzw. ErfinderInnen verbleibt das ihnen gesetzlich vorbehaltene Recht auf Namensnennung, das Recht auf Diensterfindervergütung, das Recht der Universitätsangehörigen auf selbständige Veröffentlichung wissenschaftlicher Arbeiten sowie das Recht auf Nennung als MitautorIn bei der Veröffentlichung von Ergebnissen der Forschung.

Soweit das primäre Nutzungsrecht an den Daten vertraglich einer anderen Rechtsperson als der MedUni Wien zusteht (z.B. bei Auftragsforschungsverträgen), ist sicherzustellen, dass der MedUni Wien jedenfalls jene Verfügungsrechte über die Daten eingeräumt werden, die zur Erfüllung ihrer Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Weiters ist zu gewährleisten, dass der MedUni Wien das Recht zur Verwendung der im Rahmen der Forschungstätigkeit generierten Ergebnisse für nicht kommerzielle Forschung und Lehre eingeräumt wird.

Einhaltung des Datenschutzes ist die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte nur mit Zustimmung der Daten-Clearingstelle der MedUni Wien und unter Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen unter Beachtung der Rechtslage zulässig. Die zu überprüfenden personenbezogenen Daten umfassen auch genetische und biometrische Daten sowie aus biologischem Material hervorgehende Daten. Des Weiteren prüft die Daten-Clearingstelle Daten, die bereits anonymisiert bzw. pseudonymisiert wurden, bevor diese an Dritte weitergegeben werden dürfen.

Forschungsdaten sind, soweit vom Fördergeber gefordert, mit einer freien Lizenz zu versehen und für eine Wiederverwendung offen verfügbar zu machen, sofern keine Rechte Dritter, gesetzliche Verpflichtungen oder Verfügungsrechte dem entgegenstehen.

Grundsätzliches

Forschungsdaten sind korrekt, vollständig, unverfälscht und auf zuverlässige Art und Weise zu halten. Weiters müssen Identifizierbarkeit, Auffindbarkeit, Verfügbarkeit und überall dort, wo es möglich ist, Nachnutzbarkeit und Interoperabilität gewährleistet sein. Die Daten müssen nach Möglichkeit mit persistenten Identifikatoren versehen sein.

Über die Methodik der Gewinnung der Daten, deren Bearbeitung (wie Korrekturen, Berechnungen, Transformationen, statistische Analysen) sowie Methoden zur Qualitätskontrolle sind Aufzeichnungen zu führen.

Die Aufbewahrungsfrist für Forschungsdaten und Aufzeichnungen beträgt – vorbehaltlich anderslautender gesetzlicher Regelungen – mindestens zehn Jahre entweder ab der Veröffentlichung der Forschungsergebnisse bzw. ab Abschluss der betreffenden Forschungstätigkeit. Begründete Abweichungen können sich aus gesetzlichen Regelungen (z.B. Patentrecht), durch Vorgaben von Drittmittelgebern oder Richtlinien des Rektorats ergeben.

Sofern Forschungsdaten und Aufzeichnungen gelöscht oder vernichtet werden, muss dies in Übereinstimmung mit allen rechtlichen und inneruniversitären Vorgaben und unter dem Aspekt der Nachvollziehbarkeit erfolgen. Dabei müssen die Interessen sonstiger Beteiligter (z.B. Fördergeber) sowie Aspekte der Vertraulichkeit und Sicherheit berücksichtigt werden. Forschungsdaten müssen im Verfügungsbereich der MedUni Wien zugänglich gemacht werden. Sofern von Dritten (z.B. Fördergebern oder Herausgebern von Journalen) diesbezügliche Anforderungen gestellt werden, müssen Forschungsdaten unter Berücksichtigung des Datenschutzes in einem geeigneten Repositorium abgelegt und zugänglich gemacht werden. Die Nutzung eines externen Repositoriums ist mittels Datenmanagementplan (DMP) an die MedUni Wien zu melden.

An der MedUni Wien tätige Personen (z.B. ForscherInnen, MitarbeiterInnen und Studierende) und andere Befugte (z.B. forschungsunterstützende Einrichtungen, Behörden) müssen Zugang zu den Originaldaten haben, um auftretende Fragestellungen beantworten zu können (z.B. zu Validierung, Nachvollziehbarkeit und Qualitätssicherung).

Umgang mit personenbezogenen Daten

Im Zuge der Forschungstätigkeit an der MedUni Wien werden auch personenbezogene Daten verarbeitet (z.B. von PatientInnen, ProbandInnen und MitarbeiterInnen). Personenbezogene Daten sind durch die datenschutzrechtlichen Vorgaben besonders geschützt. Sie sind daher mit der gebotenen Sorgfalt im Einklang mit den Rechtsvorschriften ordnungsgemäß zu verarbeiten und zu verwenden. Im Umgang mit Gesundheitsdaten sind die erhöhten Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen.

Das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind stets einzuhalten. Dies gilt sowohl für die Verarbeitung von elektronischen Daten als auch für Informationen, die nicht automationsunterstützt verarbeitet werden (z.B. auf Papier). Im Bewusstsein ihrer Verantwortung verfügt die MedUni Wien über zentrale Einrichtungen und interne Richtlinien (z.B. Good Scientific Practice), die den einheitlichen Umgang mit Forschungsdaten zum Ziel haben.

Die Verantwortung für das Forschungsdatenmanagement im Rahmen einer Forschungstätigkeit liegt bei den ForscherInnen sowie der MedUni Wien in Übereinstimmung mit den Richtlinien der MedUni Wien.

Verantwortlichkeit der ForscherInnen

Folgende Aufgaben fallen in den Verantwortungsbereich der ForscherInnen:

• Erstellung von Datenmanagementplänen*
• Management von Forschungsdaten.
• Beachtung der entsprechenden Richt- und Leitlinien unter besonderer Berücksichtigung der Datensicherheitsmaßnahmen (z.B. Festlegung von Zugriffsrechten, definierten Ablageorten, etc.)
• Sammlung, Dokumentation, Speicherung, Bereitstellung, Archivierung und ggf. Vernichtung der Forschungsdaten.
• Erfüllung der Anforderungen von Auftraggebern, Sponsoren oder Fördergebern.
• Einhaltung aller gesetzlichen, vertraglichen und MedUni Wien-internen Regelungen bezüglich Forschungsdaten.

*Die Nutzung eines externen Repositoriums ist im DMP anzuführen an die MedUni Wien zu melden

Verantwortlichkeiten der MedUni Wien

Die MedUni Wien verpflichtet sich, die Voraussetzungen zur Erfüllung der vorliegenden Policy durch Förderung forschungsunterstützender Praktiken zu schaffen.
In den Zuständigkeitsbereich der MedUni Wien fallen folgende Aufgaben:

• Maßnahmen zur Sensibilisierung für die Bedeutung von Forschungsdatenmanagement (z.B. Drittmittelhandbuch, Good Scientific Practice).
• Bereitstellung von Richt- und Leitlinien für den einheitlichen Umgang mit Forschungsdaten.
• Aus- und Weiterbildungsangebote im Bereich von Forschungsdatenmanagement.
• Bereitstellung von Vorlagen für Datenmanagementpläne, sowie Beratung und Schulung zur Erstellung und Führung von Datenmanagementplänen.
• Technische Unterstützung nach Maßgabe der finanziellen Möglichkeiten und Beratung bei Sammlung, Dokumentation, Speicherung, Bereitstellung, Archivierung und ggf. Vernichtung der Forschungsdaten.
• Bereitstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses gemäß Art. 30 DSGVO
• Beratung und Schulung zum Datenschutz mit besonderem Augenmerk auf personenbezogene Daten.
• Etablierung von zentralen Einrichtungen wie inneruniversitäre Datenschutzkommission, Daten-Clearingstelle, Ethikkommission, einer/s Datenschutzbeauftragten.

Diese Policy wurde geringfügig angepasst und vom Rektorat am 13.01.2021 bestätigt. Sie wird zu-mindest dreijährlich vom Rektorat der Medizinischen Universität Wien auf ihre Gültigkeit überprüft.